Dans des environnements hautement compétitifs et dynamiques comme ceux dans lesquels les entreprises évoluent aujourd’hui, il est essentiel d’acquérir un avantage concurrentiel pour se démarquer sur un marché où de nouvelles opportunités et de nouvelles marques apparaissent chaque jour.
S’adapter au changement est une question de responsabilité et surtout de survie. La gestion optimale d’une organisation est importante, et c’est quelque chose que nous pouvons faire avec la mise en œuvre de logiciels dont nous allons parler aujourd’hui. Si vous souhaitez découvrir ce qu’est un ERP, comment le mettre en œuvre et ses principaux avantages, ce billet est fait pour vous.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP est un système capable d’intégrer des informations provenant de différents départements de l’entreprise, de rationaliser leur transit dans l’entreprise et de permettre la prise de décisions sur une base beaucoup plus solide et cohérente. Connu sous le nom d’Enterprise Resource Planning, on pourrait le traduire par système de planification des ressources de l’entreprise.
Il s’agit d’un outil qui prend en charge les différentes opérations internes de l’entreprise, que ce soit au niveau de la production, de la distribution ou même des questions liées aux ressources humaines.
L’intégration d’un système ERP dans l’entreprise est de plus en plus courante dans le monde des affaires, car elle permet d’obtenir de meilleurs résultats dans tout ce qui a trait à la gestion. Tirer parti de l’évolution que la technologie a connue ces dernières années est essentiel, même s’il est important que sa mise en œuvre soit effectuée de la bonne manière.
Comme les données parlent d’elles-mêmes, nous vous laissons avec celle extraite par Panorama Consulting : 40% des entreprises qui acquièrent un ERP remarquent une augmentation significative de leur productivité, ce qui devrait servir à allouer un budget à cette question de plus en plus courante dans le monde du travail.
Avantages de l’intégration d’un système ERP dans les entreprises
Le contrôle du flux d’informations générées dans les organisations est essentiel pour centraliser l’immense quantité de données avec lesquelles les entreprises travaillent aujourd’hui. Les principaux avantages de l’intégration d’un système ERP dans les entreprises sont les suivants :
1# Amélioration de la prise de décision
La centralisation et l’unification de l’information permettent de créer une base de données avec des informations fiables qui permettent de mieux prendre en compte les scénarios futurs. En outre, les gestionnaires disposeront de toutes les informations centralisées sur leurs appareils. Ainsi, nous obtiendrons des améliorations dans le processus de prise de décision.
2# Éviter les doublons
Grâce à l’intégration et à la centralisation offertes par le logiciel ERP, les responsables des différents départements auront accès en temps réel aux mêmes informations. Cela permettra de réduire la duplication des enregistrements et des opérations.
3# Une plus grande évolutivité
Les systèmes ERP étant modulaires, chaque organisation pourra contracter les services dont elle a besoin à tout moment. En outre, à l’avenir, chaque entreprise pourra souscrire des modules supplémentaires en fonction de ses besoins.
4# Adaptation aux besoins
Lors de l’implémentation ou du changement d’ERP, l’entreprise fournisseur peut configurer l’application pour l’adapter aux besoins spécifiques requis à tout moment.
5# Plus de contrôle et de traçabilité
Les systèmes ERP rassemblent toutes les données relatives à l’activité de l’entreprise. Cela permet de contrôler le transit du produit à travers tous les éléments de la chaîne de valeur.
6# Plus de sécurité de l’information
Il sera plus difficile de voler des informations en raison des différents niveaux d’accès ou d’autorisation. En outre, toutes les informations seront centralisées et des sauvegardes seront générées automatiquement afin d’éviter les erreurs potentielles.
7# Intégration avec les clients et les fournisseurs
Le fournisseur devient un partenaire stratégique qui participera activement à la conception et au développement de nouveaux produits, ce qui nous aidera à améliorer la productivité et à réduire les coûts. Quant au client, les systèmes ERP permettent de créer un cadre de communication et de collaboration avec lui. L’entreprise disposera alors d’informations de meilleure qualité pour ajuster ses besoins en matière d’achats et de stocks, ainsi que pour mieux cibler ses campagnes de marketing.
8# Amélioration de la capacité opérationnelle
L’automatisation d’activités qui étaient auparavant réalisées manuellement réduira considérablement le risque d’erreur humaine. Par conséquent, l’entreprise améliorera sa capacité opérationnelle et sera en mesure de servir davantage de clients ou de produire davantage de produits.
9# Amélioration de la rentabilité
L’augmentation de l’efficacité, la réduction des erreurs et l’élimination des doublons réduiront le niveau des coûts, ce qui se traduira par une amélioration substantielle des performances et de la rentabilité de l’entreprise.
Comment mettre en œuvre un système ERP
Une fois que vous avez compris que la mise en place d’un système ERP ne vous apportera que des avantages, le moment est venu de vous enseigner comment le faire correctement et éviter que sa mise en œuvre ne cause des maux de tête à l’entreprise : vous devez être clair sur la complexité du système et sur d’autres aspects qui peuvent générer des problèmes complexes. La première chose à faire est d’identifier les fabricants qui peuvent vous aider, ainsi que de créer un document comprenant les exigences nécessaires à l’organisation et de sélectionner le produit en fonction des besoins de l’entreprise.
Une fois que nous avons fait cela et que nous savons quel fournisseur va mettre en œuvre le système (nous vous conseillons de chercher des références pour décider), il est important d’établir un calendrier avec les processus, les délais et les personnes responsables, ainsi que de définir les différents produits livrables pour chaque étape de la mise en œuvre et de définir les processus d’autorisation.
Une fois le processus de mise en œuvre terminé, nous vous recommandons de choisir une personne qui conseillera et assistera l’entreprise au cours des premières semaines. Cette personne guidera les employés, facilitera leur adaptation et les aidera à s’habituer au nouvel environnement de travail. En outre, il est conseillé de contrôler les résultats et les processus quotidiens au cours des premières semaines afin de détecter les erreurs et de les résoudre le plus rapidement possible.
Profils impliqués dans la mise en œuvre d’un système ERP
Enfin, intéressons-nous aux membres de l’équipe qui jouent un rôle essentiel dans le processus de mise en œuvre du logiciel de gestion, parmi lesquels il est possible de distinguer les agents externes (dépendant du fournisseur) et les agents internes (employés de l’entreprise).
Agents externes
Chef de projet : celui qui occupe la position la plus importante, chargé de la supervision et de la prise de décision pendant le projet afin d’éviter que l’attention ne soit détournée de l’essentiel.
- Chef de projet : il définit la méthodologie de mise en œuvre du logiciel en fonction des besoins de chaque entreprise et est chargé de veiller à ce que le projet n’échoue pas.
- Consultants : ils occupent le poste de manière temporaire et sont chargés de réorganiser les processus, d’en établir de nouveaux et d’enseigner le fonctionnement du système aux futurs utilisateurs.
Agents internes
Sponsor : il s’agit généralement du propriétaire de l’entreprise ou du directeur, qui prend la décision de mise en œuvre et institutionnalise le projet aux yeux du reste de l’équipe.
- Utilisateurs principaux : ce sont les responsables de chaque département de l’organisation et ceux qui fournissent toutes les ressources nécessaires pour que le projet progresse sur la bonne voie.
- Utilisateurs finaux : ce sont les employés de l’organisation, qui fourniront toutes les ressources nécessaires à l’avancement du projet. Ils doivent être prédisposés aux changements qu’implique la mise en œuvre d’un ERP.
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