Comment avoir la certitude que son mail est lu ?

Comment savoir si un mail a été lu ? C’est une question qui intrigue un grand nombre d’utilisateurs. Un message envoyé sans réponse devient rapidement une source d’incertitude. Bien qu’il existe plusieurs solutions, elles ne sont toujours pas fiables. Désormais, il existe des outils efficaces afin de suivre l’ouverture des courriers électroniques. La plupart d’entre eux permettent même d’obtenir une confirmation automatique. D’autres offrent un suivi instantané. Ces méthodes sont-elles vraiment infaillibles ? Quelles sont les alternatives pour vérifier si votre correspondant a ouvert votre message ?

Les méthodes natives pour vérifier si un mail a été lu

Comment activer les accusés de lecture sur les principales messageries

Mettre en place des accusés de lecture vous aide à savoir si votre mail a été ouvert. Cette fonctionnalité est disponible sur certains services de messagerie comme Gmail, Outlook et Apple Mail. Voici la procédure à suivre pour chaque plateforme.

Gmail

Si vous utilisez Gmail, sachez que l’accusé de lecture n’est accessible qu’aux comptes Google Workspace. Pour ce faire, suivez ces étapes

1. Connectez-vous à votre compte Gmail ;
2. Rédigez un nouveau courrier ;
3. Cliquez sur les options avancées en bas de la fenêtre ;
4. Sélectionnez “Demander une confirmation de lecture”
5. Envoyez votre message.

Lorsque le destinataire consulte le mail, il devra valider manuellement la confirmation. Il se peut aussi que l’administrateur l’ait configuré en mode automatique.

Outlook

Sur Outlook, vous avez deux types d’accusés. Il y aura un accusé de réception qui indique que le mail a bien été livré. Ensuite, vous aurez un accusé de lecture confirmant que le mail a été ouvert. Pour activer cette fonction, suivez cette démarche : 

1. Ouvrez votre compte Outlook et rédigez votre message ;
2. Rendez-vous dans l’onglet “options”.
3. Cochez “Demander un accusé de réception” ou “Demander une confirmation de lecture”.
4. Il ne vous reste plus qu’à envoyer votre mail.

Apple Mail

Il convient de noter qu’Apple Mail ne propose pas d’accusé de lecture natif. Néanmoins, vous pouvez utiliser un outil externe comme Mailtrack ou HubSpot. Ces derniers vous permettent d’ajouter une confirmation automatique.

Pourquoi les accusés de lecture ne fonctionnent pas toujours ?

Même si les accusés de lecture sont indispensables, ils présentent plusieurs limites.

• Limites techniques : certains services de messagerie ne prennent pas en charge cette fonctionnalité. Sur Gmail, par exemple, elle n’existe que pour les comptes professionnels. D’autre part, Outlook peut bloquer les conformations selon les paramètres choisis par les 2 parties (expéditeur et destinataire).
• Paramètres de confidentialité du destinataire : l’accord du destinataire est requis lorsque vous demandez un accusé de réception. Il a tout à fait le droit de refuser la demande ou pire, désactiver l’option dans ses paramètres. Le destinataire peut aussi mettre en place des logiciels permettant de bloquer automatiquement ces confirmations. Cela lui permet de préserver sa confidentialité.
• Blocage par les clients de messagerie : les clients de messagerie comme Thunderbird, Apple Mail et certaines versions d’Outlook peuvent bloquer les accusés de lecture. De plus, certaines entreprises désactivent ce réglage pour protéger les données sensibles.

 Voici un tableau comparatif des limitations par messagerie :

Messagerie	Accusé de lecture	Activation requise	Blocages possibles
Gmail	✅ (comptes Workspace)	Oui (administrateur)	Refus du destinataire
Outlook	✅	Oui (paramètres)	Désactivation possible
Apple Mail	❌	Extension nécessaire	Pas de support natif
Thunderbird	✅	Oui	Bloqué par défaut

Les outils externes pour suivre les ouvertures d’e-mails

Les extensions de navigateur gratuites

Des extensions de navigateur (comme Chrome et Firefox) sont disponibles afin de suivre directement l’ouverture depuis Gmail ou Outlook. Ces outils sont faciles à installer et souvent gratuits. Les trois outils les plus populaires sont : 

• MailTrack : cette extension Gmail propose une double coche verte aux e-mails ouverts. L’outil envoie aussi une notification une fois le destinataire consulte le message. Il permet un suivi en temps réel, et c’est gratuit pour usage illimité. De plus, MailTrack est très facile à installer sur Chrome et Firefox. Toutefois, il ajoute une signature MailTrack aux courriers envoyés. Celui-ci est désactivable avec la version payante.
• Streak : est un autre outil similaire qui transforme Gmail en un CRM complet. Il permet de suivre les e-mails et de voir son ouverture. L’avantage de cette extension est sa compatibilité avec Gmail. Elle affiche également les ouvertures dans la boîte d’envoi. Par ailleurs, elle est idéale pour le suivi des prospects. Cependant, Streak est limité à 200 e-mails suivis par mois en version gratuite.
• Boomerang : en plus de suivre les e-mails, cet outil permet aussi de programme l’envoi des messages. Il est surtout indispensable pour le suivi automatique des réponses. Le plus grand avantage de cette extension, c’est qu’elle vous donne des rappels pour les e-mails non lus. Elle est compatible aussi bien avec Gmail qu’avec Outlook. Toutefois, les fonctionnalités sont limitées dans la version gratuite.
• MailTag : est une extension qui permet de suivre gratuitement l’ouverture des e-mails et d’obtenir des résultats détaillés en temps réel. Cet outil optimise la communication en offrant une mesure précise des interactions. Son avantage principal est son intégration fluide avec Gmail. Toutefois, son inconvénient majeur reste l’ajout automatique d’une signature MailTag en version gratuite.

Tableau comparatif des fonctionnalités

Extension	Suivi des ouvertures	Notification en temps réel	Planification des envois	Gratuité
MailTrack	✅	✅	❌	✅ (signature imposée)
Streak	✅	✅	❌	✅ (limité à 200 mails)
Boomerang	✅	✅	✅	✅ (avec restrictions)
MailTag	✅	✅	❌	✅ (avec signature MailTag)

Avec ces outils, vous pouvez optimiser votre suivi d’e-mails et obtenir des résultats concrets en analysant les interactions sur chaque page consultée.

Les solutions professionnelles de tracking

Grâce à des outils professionnels comme l’IA générateur d’images, vous profiterez d’un suivi avancé de vos e-mails. Ces applications sont idéales pour les équipes commerciales et les campagnes marketing cherchant à combiner la recherche d’e-mails et le suivi.

• HubSpot : avec ce logiciel, vous avez la possibilité de suivre instantanément vos e-mails envoyés. De plus, il vous permet de voir qui ouvre le mail, clique sur un lien ou télécharge une pièce jointe. Cet outil peut être intégré dans Gmail, G Suitel et Outlook. En outre, il vous offre un historique de toutes les interactions et des notifications immédiates. En revanche, certaines fonctionnalités requièrent un abonnement.
• SalesHandy : c’est un outil puissant pour suivre les e-mails et automatiser les relances. Il est conçu pour les équipes de vente et les entreprises. Il offre un tableau de bord analytique pour la communauté et permet des relances automatiques. Enfin, il vous donne la possibilité de personnaliser les e-mails. Son seul inconvénient, c’est que le logiciel n’est disponible qu’en anglais.
• Yet Another Mail Merge : YAMM est une solution de suivi intégrée à Google Sheets. Elle permet d’envoyer des e-mails en masse et de suivre les taux d’ouverture et de réponse. Ce système est parfait pour vos campagnes de mailing et très facile à utiliser avec Gmail. De plus, vous bénéficiez d’un tableau de bord de suivi immédiat. Il convient cependant de noter qu’il est moins adapté aux petits envois.
• ContactMonkey : c’est un outil de suivi avancé qui s’intègre parfaitement à Gmail et Outlook. Il permet d’analyser en temps réel les taux d’ouverture, de clics et de réponse pour optimiser la performance des e-mails. Son intégration avec Salesforce facilite la gestion des contacts professionnels. Cependant, cet outil est principalement conçu pour les grandes entreprises et certaines fonctionnalités avancées nécessitent un abonnement payant.

Grille tarifaire et fonctionnalités premium des différents outils

Outil	Prix (par mois)	Suivi des ouvertures	Automatisation des relances	Intégration CRM
HubSpot	Gratuit (plans pro dès 50 €)	✅	❌	✅
SalesHandy	Dès 9 $	✅	✅	✅
YAMM	Dès 25 $	✅	✅	❌
ContactMonkey	Sur devis	✅	✅	✅

Comment savoir si un mail a été reçu sans tracking

Les méthodes alternatives de confirmation

Si vous ne souhaitez pas utiliser d’outils de suivi, il existe des approches alternatives pour savoir si un mail a bien été reçu. Ces solutions reposent sur des retours automatiques du serveur de messagerie ou une confirmation directe du destinataire.

Messages d’erreur de serveur

Quand un mail ne peut pas être délivré, le serveur renvoie un message d’échec (bounce message). Ce message vous informe sur la raison du problème.

Ci-après quelques exemples de messages d’erreur :

• « 550 5.1.1 User unknown » : l’adresse e-mail du destinataire est invalide.
• « 552 5.2.2 Mailbox full » : la boîte de réception du destinataire est pleine.
• « 451 Temporary local problem » : le serveur rencontre un problème temporaire.

Rapports de non-distribution

Vous recevez un rapport de non-distribution (NDR) lorsque le serveur ne peut pas livrer le mail après plusieurs tentatives. Ces rapports contiennent :

• L’état de l’envoi.
• La raison du non-envoi.
• Une suggestion pour résoudre le problème.

Ces rapports sont souvent visibles dans Outlook et Gmail sous forme de notification d’échec.

Confirmation manuelle

La technique la plus simple, c’est de demander une confirmation directement au destinataire.

Par exemple, vous pouvez inclure dans votre mail : « Merci de me confirmer la bonne réception de ce message. ». Vous pouvez aussi trouver une idée de contenu pour les réseaux sociaux. Si la réponse tarde, une relance peut être nécessaire.

Les bonnes pratiques pour maximiser la lecture

L’ouverture d’un mail dépend de plusieurs facteurs : son objet, son heure d’envoi et la manière dont vous effectuez une relance.

Optimisation de l’objet

L’objet du mail doit être court, clair et accrocheur. Sa rédaction doit inciter à l’ouverture tout en restant professionnel. Les conseils suivants pourront également vous aider :

• Utiliser des chiffres et des questions. Exemples : « 3 étapes pour réussir votre projet », « Avez-vous bien reçu mon mail ? »
• Éviter les termes spam et les éléments pouvant affecter la délivrabilité, comme un mauvais choix de format d’image ou des liens trompeurs
• Personnaliser si possible. Exemple : « Jean, votre dossier est prêt »

Timing d’envoi

L’heure d’envoi est également un facteur qui influence le taux d’ouverture. Nous vous conseillons de privilégier ces jours et ces créneaux :

• Mardi et jeudi matin entre 8h et 10h 
• Mercredi après-midi entre 14h et 16h

Ainsi, si vous envoyez des mails très tard, dans la soirée, ils risquent d’être ignorés.

Relances appropriées

Si un mail reste sans réponse, une relance bien formulée peut augmenter les chances de lecture. Dans ce cas, suivez ce protocole :

• Attendez 48h à 72h avant d’envoyer un second message.
• Modifiez légèrement l’objet pour attirer l’attention.
• Soyez direct et courtois. Exemple : « Bonjour, je me permets de vous relancer concernant mon précédent message. »
• Éviter d’envoyer plus de deux relances pour ne pas être perçu comme insistant.

Les aspects éthiques et légaux du suivi des emails

Quel est le cadre légal du tracking des emails ?

Le suivi des e-mails suscite des questions juridiques et éthiques. En Europe, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre strictement la collecte et l’utilisation des données personnelles. 

RGPD et consentement

Savez-vous que le tracking des emails est souvent basé sur un pixel de suivi invisible ? Grâce à ce système, vous pouvez savoir quand et combien de fois un mail a été ouvert. Toutefois, cette pratique peut être perçu comme une collecte de données personnelles. Ainsi, le RGPD préconise que : 

• L’utilisateur soit informé du suivi.
• Le consentement soit obtenu avant l’activation du tracking.
• Les données ne soient pas conservées sans justification.

Obligations d’information

Si vous utilisez un outil de suivi dans vos e-mails, vous devez le préciser clairement. Cette information peut être ajoutée : 

• Dans les mentions légales du site.
• Dans les conditions d’usage.
• Via un message au destinataire avant l’envoi du mail.

Voici la liste des points clés du RGPD : 

Obligation	Description
Consentement	L’expéditeur doit obtenir un accord explicite avant de suivre un mail.
Droit d’accès	Le destinataire doit pouvoir savoir quelles données sont collectées.
Droit à l’effacement	L’utilisateur peut demander la suppression de ses données.
Transparence	L’entreprise doit expliquer l’utilisation des données.

Les alternatives respectueuses de la vie privée

Pour garantir le respect de la vie privée, il existe des solutions qui permettent de suivre les emails sans collecter de données personnelles.

Solutions de suivi anonymisé

Certaines entreprises proposent des outils anonymisés qui ne stockent aucune information personnelle. Vous pouvez alors recourir aux solutions suivantes :

• Le pixel anonymisé : enregistre uniquement le nombre d’ouvertures sans identifier l’utilisateur.
• Le tracking par groupe : affiche des statistiques générales sans suivi individuel.
• Le suivi sans IP : évite de collecter l’adresse IP du destinataire.

Méthodes de confirmation consensuelles

Plutôt que d’imposer un suivi invisible, il est possible d’utiliser des méthodes transparentes pour s’assurer qu’un mail a été ouvert.

Ci-après une liste des bonnes pratiques éthiques :

• Demander une confirmation manuelle  : « Merci de me répondre pour confirmer la réception. »
• Ajouter un lien de validation : « Cliquez ici pour confirmer la lecture du mail. »
• Informer le destinataire du suivi dans l’e-mail : « Cet email contient un suivi d’ouverture. »
• Utiliser des outils conformes au RGPD, comme HubSpot ou Yet Another Mail Merge.