Les plateformes numériques sont là pour faire évoluer les processus organisationnels
De nombreux événements commerciaux et d’entreprise ont été transférés sur des plateformes en ligne avec d’excellents résultats. Les communications numériques en temps réel ont démontré un impact puissant sur l’engagement dans les médias sociaux. Si vous voulez que votre événement virtuel soit un succès, il suffit de suivre ces recommandations.
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Définissez vos objectifs
Pour définir les objectifs de votre événement virtuel, la première chose à faire est de déterminer avec votre espace de travail ce que vous attendez spécifiquement de cette transmission : voulez-vous susciter l’engagement, vendre davantage, susciter l’émerveillement ? Savoir ce que vous voulez atteindre vous permettra de fixer des objectifs intelligents.
Une fois que vous avez cette réponse, vous pouvez appliquer le système OKR (objectifs et résultats clés), qui se compose de trois axes :
- Objectifs
- Actions pour atteindre les objectifs
- Mesure des objectifs mis en œuvre
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Choisir la bonne plateforme
L’une des décisions les plus importantes est le choix de la plateforme que vous utiliserez pour diffuser l’événement. La bonne nouvelle est que la plupart des options sont très sûres, les plateformes de streaming ayant beaucoup évolué l’année dernière. Les options les plus recommandées sont :
Plates-formes libres
☛ Youtube
☛ Facebook Live
☛ Instagram Live
☛ VIMEO
☛ Google Meet
Plateformes payantes
☛ Zoom Business
☛ Cour du ruisseau
☛ Akamai
☛ Séminaire furtif
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Choisir les sponsors de l’événement
Les sponsors dans le cadre d’événements sont un facteur important, vous devez donc les amener à stimuler l’objectif à atteindre. De plus, il est plus facile de les obtenir virtuellement car il existe des entreprises intéressées à investir dans des événements en ligne.
Comment savoir quel sponsor est le meilleur ?
Étudiez les entreprises possibles, c’est-à-dire celles qui ont une valeur ajoutée à ce que vous offrez ou vendez.
Vérifiez leurs plateformes en ligne pour voir s’ils ont déjà parrainé d’autres entreprises.
Ne sur-sponsorisez pas, pensez à n’engager que les entreprises nécessaires qui fournissent un contenu de valeur aux participants.
Un point essentiel pour contacter les sponsors est de leur donner une garantie de profit. Tout comme votre souci de leur faire apporter de la valeur à l’événement est une priorité, ils attendent la même chose.
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Créez une stratégie de communication pré-événement
Ne vous contentez pas d’informer votre public de l’événement la veille, la communication doit être aussi soutenue que jamais. Prévoyez une stratégie de contenu pour annoncer l’activité au moins deux semaines à l’avance (de préférence plus si l’événement est payant), vous aurez ainsi le temps de procéder aux inscriptions et au positionnement numérique.
En outre, utilisez des outils pour ajouter des invitations à l’agenda de vos participants et créez une chaîne d’e-mails qui servira de rappel au moins une fois par semaine à partir de l’inscription, un jour avant l’événement et quelques minutes avant son début.
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Consacrez du temps à la présentation, au discours ou au contenu de l’événement.
Prenez le temps de créer une liste du contenu qui sera diffusé pendant l’événement. S’il s’agit d’un webinaire ou d’une réunion d’entreprise, vous devez veiller à créer une bonne présentation.
Élaborer un scénario
Ce guide sert à organiser les idées à présenter et à contrôler le temps, évitez donc de lire les diapositives car cela nuirait au professionnalisme de la présentation. Un point supplémentaire est de ne pas avoir peur de l’improvisation.
Une présentation mémorable
N’oubliez pas que vous serez devant un public professionnel et non professionnel, l’image que vous donnerez dans votre présentation sera retenue. C’est pourquoi l’apparence de la présentation doit être conforme à ce que vous essayez de vendre. Si la présentation porte sur l’image, faites un effort pour concevoir des diapositives qui renforcent ce que vous dites.
Connectez-vous avec votre public
Dans le cadre de la présentation, vous devriez montrer des informations statistiques qui ont un impact sur leurs organisations, de cette façon le lien d’intérêt augmentera. Une autre partie importante d’un événement virtuel est le Q&A, il est essentiel que vous soyez préparé avec les meilleures réponses pour tester le niveau d’expertise de l’événement.
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Suivi des participants
Après l’événement, il est important que vous fassiez un suivi auprès des clients potentiels pour connaître leurs impressions sur la présentation. Pour ce faire, il est conseillé d’envoyer un e-mail avec des informations supplémentaires ou complémentaires sur l’événement, vous pouvez également inclure un sondage pour connaître leurs perceptions. De cette façon, le public saura que vous vous intéressez à lui et que le contact est maintenu. À la fin de l’e-mail, vous pouvez ajouter un CTA pour un rendez-vous personnalisé.
Quels sont les conseils pour un événement réussi ?
Grâce à ce qui précède, vous disposez déjà des connaissances et de la confiance nécessaires pour organiser un événement virtuel avec le meilleur impact possible. Gardez également à l’esprit que si vous suivez ces conseils, l’organisation d’événements de qualité sera votre spécialité.
Envoyer un rappel aux invités
Les événements virtuels disposent de rappels qui facilitent la gestion du temps, qui peuvent être distribués par mailings. Dans les mailings, vous pouvez ajouter des informations sur les sujets à aborder, les noms des intervenants et le calendrier des présentations.
Mettre en œuvre la mise en réseau
Les entreprises qui participent à l’événement ont besoin de nouer des liens avec d’autres personnes, il est donc important de créer un groupe de participants.
Concevoir une salle de mise en réseau pour les hommes d’affaires qui souhaitent se parler, où ils peuvent échanger des idées commerciales.
Programme des événements
Il est important de faire un calendrier, car de nombreux participants seront plus intéressés par certaines présentations que par d’autres. Comme indiqué, ce calendrier peut être joint par courrier sous forme d’image. De plus, il existe des applications qui se chargent de la créer et de la partager pour rendre la numérisation plus interactive.
Vous êtes donc convaincu de rendre votre événement virtuel ? Veillez à redéfinir les objectifs, à promouvoir l’événement, à créer un contenu de qualité et à interagir avec les participants. Grâce aux 6 clés, vous aurez un événement de qualité.
Je m’appelle Marc. J’ai toujours été passionné par l’informatique depuis mon plus jeune âge… et la création d’Internet ! 😜 J’en ai fait mon métier puisque je travaille dans une agence de webmarketing aujourd’hui. J’adore également partagé autour de moi mes connaissances. Ce qui fait que j’ai énormément de questions de mes clients et de mes proches… Quoi de mieux qu’un blog pour lister ses interrogations et y répondre pour que cela serve au plus grand nombre !